Wie kommunizierst Du mit Deinen Kontakten und Deiner Kundschaft? Natürlich führst Du Deine Verkaufs- bzw. Beratungsgespräche persönlich oder remote. Aber all die vielen kleinen Kontakte, Absprachen und Informationen, die eine geschäftliche Beziehung mit sich bringt, laufen per Mail. 

Doch entgegen allen Vorhersagen, dass die E-Mail gegenüber Messenger-Diensten an Boden verlieren wird, wächst die Zahl der versendeten E-Mails von Jahr zu Jahr. Und das sogar immer schneller. 

Das heißt für die Kommunikation im Verkauf: E-Mails sind und bleiben ein extrem wichtiger Kanal im Kontakt mit Kundschaft, Kontakten und Interessent:innen. Eine bisher wenig beachtete Frage rückt immer weiter ins Zentrum: Wie gut bist Du und Dein Team im täglichen E-Mail-Kontakt? 

Hier geht es um mehr als um Rechtschreibung und die üblichen Regeln der E-Mail-Etikette. Viele Verkäufer:innen verraten durch harmlos erscheinende E-Mail-Formulierungen mehr über sich selbst, als es ihnen lieb ist – zum Beispiel Ungeduld oder Unsicherheit. Solche ungewollten und unbewussten Botschaften können unangenehme Folgen haben. 

 

Es gibt mindestens sechs weitverbreitete Fehler in E-Mails, mit denen Verkäufer:innen ungewollt Unsicherheit zeigen oder ihre Gegenüber nerven. Schau mal hier, welche verräterischen Formulierungen es gibt und wie Du Deine Nachrichten weiter verbessern könntest. 

 

Fehler 1: Unterwürfige Formulierungen und Entschuldigungen

 

Verkäufer:innen wissen, dass Nachrichten lästig sein können. Deshalb tendieren viele dazu, sich sofort selbst für die Kontaktaufnahme zu entschuldigen, und nutzen Formulierungen wie: 

• „Ich weiß, dass Ihre Zeit knapp ist, aber….“ 

• „Könnten Sie vielleicht 15 Minuten Ihrer wertvollen Zeit für mich reservieren?“ 

• „Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie über ein persönliches Treffen nachdenken könnten.“ 

Das Problem bei solchen Formulierungen: Die Unterwürfigkeit ist ein Zeichen für Unsicherheit. Und niemand will mit einem Anbieter zusammenarbeiten oder sich von jemandem beraten lassen, der sich seiner Sache unsicher ist. 

Das heißt für Dich: Schreibe lieber schnörkellos, was Du vorschlägst, und zeige damit ein gesundes Selbstbewusstsein. Zum Beispiel in einer Formulierung wie dieser: 

• „Ich habe einen Vorschlag zu Ihrem Projekt XY. Habe Sie am Montag gegen 15.00 Uhr Zeit für ein Telefonat?“ 

 

Fehler 2: Wischiwaschi-Sprache 

 

Ein typischer Satz in der E-Mail an potenzielle Kundschaft könnte so lauten: 

„Ich könnte mir vorstellen, dass Ihr Unternehmen möglicherweise von dieser Lösung profitieren könnte.“ 

Fällt Dir etwas auf? In dem Satz wimmelt es von Wischiwaschi-Wörtern, die auf mangelndes Selbstvertrauen schließen lassen und kein klares Nutzenversprechen beinhalten. 

Das heißt für Dich: Streiche in Mails alle Wörter und Formulierungen, die irgendwie unentschieden klingen – also zum Beispiel: vielleicht – möglicherweise – ich denke – ich nehme an – ich vermute – ich könnte falschliegen, aber…. – es ist möglich, dass….. – es gibt eine Chance, dass….. 

 

Fehler 3: Auch lange E-Mails verraten Unsicherheit 

 

Du hast ein erklärungsbedürftiges Angebot? Oder willst Du Missverständnisse vermeiden? Dann ist die Gefahr groß, dass Deine E-Mails zu lang werden. 

Lange E-Mails sind für Menschen nicht nur lästig, weil sie mehr Arbeit machen und Zeit kosten. Schlimmer noch: Lange E-Mails signalisieren Unsicherheit und Zweifel aufseiten der absendenden Person. Eine gute Idee braucht nur wenige Worte! Eine selbstbewusste Person kommt schnell zum Punkt und kann den Nutzen kurz und leicht verständlich formulieren. 

Das heißt für Dich: Schreibe kurze Mails. Faustregel: Niemals länger als drei Absätze mit jeweils maximal sieben Zeilen. Gern dürfen Deine Mails auch kürzer sein. 

 

Fehler 4: Verhandlungen per E-Mail sind gefährlich 

 

Wenn Du schon erste Gespräche geführt hast und in der Angebotsphase bist oder bereits über Vertragsdetails sprichst, kommt es immer wieder vor, dass die potenzielle Kundschaft eine Nachfrage hat und diese per E-Mail sendet. 

Wenn Du jetzt per E-Mail antwortest, ist die Gefahr groß, dass Du die wahren Hintergründe für die Nachfrage nicht erkennst. Vielleicht verbirgt sich hinter der scheinbar kleinen Nachfrage ein grundsätzliches Problem oder Missverständnis. Eine voreilige Antwortmail kann dann im schlimmsten Fall das negative Ende der Verhandlungen bedeuten. 

Das heißt für Dich: Führe niemals Verhandlungen per E-Mail. Auch wenn es um scheinbar harmlose Nachfragen geht, rufe besser an und schreibe in Deiner Antwort etwas wie: 

„Das ist eine wichtige Frage: Lassen Sie uns deshalb kurz dazu telefonieren, damit wir das optimal für Sie klären können. Wann darf ich Sie dazu anrufen; heute um 13 Uhr oder morgen um 10.30 Uhr?“ 

 

Fehler 5: Auch der Versandzeitpunkt verrät etwas über Dich

 

Was denkst Du von einem/einer Geschäftspartner:in, der Dir am Sonntagvormittag um 11 Uhr eine E-Mail sendet? 

Früher haben die Empfänger:innen vielleicht noch gedacht: „Der/Die ist fleißig und arbeitet auch am Wochenende!“. Heute erreichst Du mit der Sonntagsmail genau das Gegenteil. Die meisten werden einfach nur noch denken: „Der/Die hat den Job nicht im Griff und muss sogar am Sonntagmorgen am Schreibtisch sitzen.“ 

Das heißt für Dich: Sende Deine E-Mails an potenzielle und bestehende Kundschaft zu den üblichen Arbeitszeiten. Das wirkt souveräner. Ausnahmen sind natürlich, die andere Person hatte eine Frage und um eine möglichst schnelle Antwort gebeten. Dann gilt Deine Antwort als „Sondereinsatz“ und zeugt von besonderem Engagement. 

 

Fehler 6: Schnelle Follow-up Mails wirken unangenehm und ungeduldig 

 

Du schaust auf ein gutes After-Sales-Marketing und willst möglichst schnelle Anschlussverkäufe erzielen? Herzlichen Glückwunsch, das ist eine erfolgversprechende Strategie! Doch Achtung: Nutze nicht Deine E-Mails dafür! Vermeide E-Mails mit Formulierungen wie: 

„Wie ist Ihre Erfahrung mit unserem Produkt/unserem Service in den ersten Wochen?“ 

„Vielleicht haben Sie auch Interesse an unserem neuesten Angebot XY?“ 

Jeder weiß, dass solche Mails oft automatisiert und mit Textbausteinen zu festgelegten Terminen verschickt werden. Daher empfindet die andere Person eine solche Nachricht wahrscheinlich eher als unangenehme Verkaufsmail, die nur das Postfach verstopft. 

Das heißt für Dich: Wenn Du den Beziehungsaufbau und Anschlussverkäufe nach dem Erstverkauf vorantreiben willst, nutze das Telefon! Hier kannst Du im direkten Kontakt an die vorherigen Gespräche anknüpfen und so in Verbindung bleiben, ohne ungeduldig zu wirken. Reserviere E-Mails für die administrativen Aufgaben und schnelle Kommunikation und Abstimmung mit der Kundschaft. 

 

Du siehst, Deine E-Mails verraten so einiges über Dich, worüber Du Dir ggf. bislang noch gar keine großen Gedanken gemacht hast. Und selbstverständlich gelten die soeben angebrachten Punkte auch für Deine Kommunikation über Social-Media-Kanäle wie z.B. LinkedIn oder WhatsApp und Co. Pass dabei bitte noch besonders darauf auf, Emojis wegzulassen bzw. nicht stärker als Deine Gesprächspartner:innen einzusetzen. 

 

Unsere Anregung deshalb: Schau Dir Deine vergangenen Nachrichten auf den diversen Kanälen einfach mal an! Und mache Dir die Online-Kommunikation zu einem mächtigen Verbündeten Deiner Verkaufs- und Beratungsleistungen. Die Tipps vorweg haben Dir hoffentlich reichlich Anregung dazu gegeben!?