Gewinne mehr Zeit für den Verkauf und die Aktivitäten, die Dir Erfolg bringen. Hier 7 Tipps, die Dir zeigen, wo Du wirksam ansetzen und Ablenkungen ausschalten kannst!
Tipp 1: Schalte den Kaugummi-Effekt aus
Rekapituliere einmal in einer ruhigen Minute die Projekte, die gut gelaufen sind, und die, die problematisch waren: Bei den Projekten, denen viel Zeit eingeräumt wurde, gab es die meisten Hindernisse. Problemlos, erfolgreich und befriedigend dagegen verlaufen die spontanen Aktionen, die innerhalb kürzester Zeit durchgezogen wurden. Der Grund immer wieder: Hat ein Projekt viel Zeit, haben alle Beteiligten Zeit Bedenken zu äußern, Probleme zu entdecken, mögliche Gefahren zu finden oder sich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen.
Organisationspsychologen sprechen in diesem Zusammenhang davon, dass Aufgaben elastisch sind: Sie dehnen sich aus, wenn viel Zeit zur Verfügung steht, und ziehen sich zusammen, wenn die Zeit knapp ist. Zu einem Problem wird dieser Effekt, wenn Du bedenkst, dass gerade den wichtigen Projekten viel Zeit zur Verfügung gestellt wird. Die unwichtigen Aufgaben bekommen dagegen oft zur wenig Zeit.
So machst Du es am besten: Überdenke Deine Zeitplanung bei der Vergabe von Aufgaben und Projekten. Setze bei den nächsten wichtigen Projekten, die Du an andere vergibst, eine eher kurze Deadline. Wo Du früher einen Monat veranschlagt hättest, setze jetzt einen Termin von einer Woche oder drei Tagen. Das Ziel der kurzen Termine ist es nicht, den anderen in immer weniger Zeit immer mehr Aufgaben aufzuhalsen – Ziel ist mehr Effizienz. Vergib deshalb nicht mehr Aufgaben, sondern setze bei den Aufgaben jeweils nur engere Fertigstellungstermine!
Tipp 2: Unterbrechungen vermeiden
Untersuchungen zur Produktivität zeigen immer wieder, dass Büroangestellte im Durchschnitt nur 10 bis 15 Minuten ungestört an einer Aufgabe arbeiten können, bevor sie unterbrochen werden. Und danach dauert es dann wieder 15 Minuten, um nach einer Unterbrechung vollständig in den ursprünglichen Arbeitsfluss zu kommen. Die Konsequenz? Fast die Hälfte der produktiven Arbeitszeit geht verloren.
So machst Du es am besten: Schaffe bewusst ungestörte Arbeitsphasen. Leite Anrufe auf die Mailbox um, hänge ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür und schließe unnötige Programme auf Deinem Computer. Selbst wenn Du nur fünfmal täglich unterbrochen wirst, kannst Du durch diese Maßnahmen mehrere Stunden zurückgewinnen.
Tipp 3: Benachrichtigungen abschalten
E-Mails, Social-Media-Benachrichtigungen und Messenger-Dienste sind massive Zeitfresser. Studien zeigen, dass 70% aller E-Mails innerhalb von sechs Sekunden nach Eingang geöffnet werden – oft nur mit einem kurzen Blick, aber genug, um die Konzentration zu stören.
So machst Du es am besten: Schalte alle akustischen und visuellen Benachrichtigungen aus. Setze feste Zeiten für das Abrufen von E-Mails und Nachrichten, zum Beispiel einmal pro Stunde oder alle zwei Stunden. So behältst Du den Fokus und gewinnst wertvolle Zeit zurück.
Tipp 4: Zu kleine Aufträge vermeiden
Ein oft unterschätzter Faktor: Wenn sich Deine Aufträge auf viele kleine Deals verteilen, bleibt wenig Zeit für strategische Kundenbetreuung. Besonders kleinere Unternehmen haben häufig einen hohen Beratungsbedarf, was den Zeitaufwand weiter ausdehnt.
So machst Du es am besten: Überprüfe Deine Kundenstruktur. Falls Dein Zeitmangel durch viele kleine Aufträge entsteht, setze gezielt auf größere Kundschaft mit höherem Umsatzpotenzial.
Tipp 5: Alle Aufgaben priorisieren
Viele Menschen im Verkauf verlieren Zeit, weil sie sich von dringenden, aber weniger wichtigen Aufgaben leiten lassen. Statt den Fokus auf wirklich umsatzrelevante Tätigkeiten zu legen, werden sie von E-Mails, internen Meetings oder administrativen Kleinigkeiten ausgebremst.
So machst Du es am besten: Nutze eine Priorisierungsmethode wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse. Konzentriere Dich auf Aufgaben mit hoher Wirkung und reduziere Zeit für nebensächliche Arbeiten.
Tipp 6: Batching-Technik anwenden
Die Batching-Technik, ein bewährtes Prinzip aus dem Zeitmanagement, hilft dabei, den Fokus zu behalten und effizienter zu arbeiten. Dabei geht es darum, ähnliche oder gleichartige Aufgaben zu bündeln und in festen Zeitblöcken abzuarbeiten, anstatt sie über den ganzen Tag zu verteilen.
So machst Du es am besten: Setze Dir feste „Power-Selling“-Zeiten, in denen Du Dich ausschließlich auf den direkten Kundenkontakt konzentrierst – sei es durch Telefonate, persönliche Termine oder Video-Calls. Beispiel: täglich von 15:00 bis 17.00 Uhr zwei Stunden für die telefonische Neukundenakquise – und das als fester täglicher Termin, der nicht verschoben oder unterbrochen werden darf.
Tipp 7: „No Meeting Days“ einführen
Meetings sind wichtig – aber immer wieder so lang und so häufig, dass sie die Produktivität gefährden können. US-Unternehmen wie Facebook, Asana oder Shopify haben daher einen einfachen, aber effektiven Ansatz eingeführt: sogenannte „No Meeting Days“. An diesen Tagen werden grundsätzlich keine internen Meetings abgehalten, sodass sich alle Mitarbeitenden voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
So machst Du es am besten: Gerade im Vertrieb kann dieser Ansatz einen enormen Unterschied machen. Menschen im Verkauf brauchen ungestörte Zeitblöcke für Kundengespräche, Angebotserstellung, Follow-ups und strategische Akquise. Wenn der Tag jedoch durch interne Abstimmungsrunden oder lange Meetings unterbrochen wird, bleibt oft nur wenig Zeit für diese essenziellen
Aufgaben.
Insgesamt kann man sagen, dass eine vorausschauende Planung, die selbstverständlich auch regelmäßige Pausen berücksichtigt, Herzstück der Vertriebsarbeit sein sollte. Das betrifft die Tagesplanung ebenso wie die langfristige Arbeitssteuerung. Plane das Jahr bzw. die Quartale oder Monate möglichst so, dass sich stressigere und ruhige Phasen abwechseln. Bündle Aktivitäten, die zum Beispiel viele Reisen und Termine erfordern, zu besonders aktiven – stressigen! – Phasen, und plane andere Wochen, in denen eher weniger los ist. So hast Du die Chance, langfristig immer dann Höchstleistung abzurufen, wenn es nötig ist und gleichzeitig auch in ruhigeren Phasen produktiv sein zu können.
