To-Do-Listen Frust

So blockst Du den Frust mit To-do-Listen einfach weg:

Wie oft hast Du schon wichtige Aufgaben auf Deiner To-do-Liste letztendlich doch auf den nächsten Tag verschoben? Es gibt eine einfache Zeitmanagement-Methode, um diesen Frust für immer hinter sich zu lassen.

Bitte prüfe einmal, ob Du Dich in dieser Geschichte wiederfindest:

Am Montagmorgen steht ganz oben auf Deiner To-do-Liste: Zehn Anrufe bei möglichen Neukund*innen, denn Deine Akquisitionsoffensive soll endlich an Fahrt gewinnen. Doch dann kommt es, wie so oft: Direkt am Morgen kommt eine spontan angesetzte Besprechung. Dann gibt es Ärger mit einer Kundenbeschwerde und schließlich braucht ein Kollege noch ganz dringend Deine Hilfe beim neuen Computerprogramm. Nach der verspäteten Mittagspause steht dann bald ein Besuchstermin an, sodass es sich auch nicht mehr lohnt, mit dem Telefonieren anzufangen. Also wandern die wichtigen zehn Anrufe auf die To-do-Liste vom Dienstag. Und dann auf Mittwoch …

Wohl jeder, der mit To-do-Listen arbeitet, erlebt so etwas. Sogar das Nachrichtenmagazin „Der Spiegel“ hat dem Phänomen schon mal einen Artikel gewidmet: Das ständige Weiterschieben der Aufgaben „kostet eine Menge wertvoller Lebenszeit und erzeugt Frust“, heißt es ganz richtig in dem Artikel.

Dein Ausweg: Zeit blocken statt Listen führen

Wenn Du oder Dein Team einen Ausweg testen wollt, dann versucht es doch mal mit dieser Methode: Blockt Euch Zeit für wichtige Aufgaben. Geht dabei so vor:

• Statt einfach einer Liste mit Aufgaben zu führen, die vielleicht auch priorisiert ist, nehmt Euren Kalender hinzu.
• Für die wichtigen Aufgaben blockiert Ihr Zeiten in Euren Kalendern – so wie für einen Kundentermin oder ein Meeting.
• Entscheidend dabei: Diese geblockten Aufgabentermine sind unumstößlich und dürfen ebenso wenig abgesagt werden wie etwa eine Verabredung mit einer Kund*in, die Ihr ohne Not auch niemals verschieben würdet.
• Schließt für die Zeit Störquellen aus. Schau nicht ins E-Mail Postfach und stellt Eure Handys auf Flugmodus
• Ist das schwierig durchzusetzen, weil die Kolleg*innen oder im Home Office die Familienmitglieder wissen, dass Ihr in Eurem Büro seid, arbeitet mit einem „Nicht-stören!“-Schild, oder sucht Euch für Eure Aufgabentermine einen anderen Raum, damit Ihr einfach nicht greifbar seid.

Für die weniger wichtigen Aufgaben braucht Ihr keine Extra-Zeiten im Kalender zu blocken. Die erledigt Ihr einfach dann, wenn es sich ergibt – sie sind ja nicht so wichtig.

Wer diese einfache Methode konsequent befolgt, befreit sich für immer von dem Frust und dem schlechten Gewissen, die lange ToDo-Listen immer wieder erzeugen, und stellt sicher, die wirklich entscheidenden Dinge zum vorgenommenen Zeitpunkt zu erledigen.

Extra-Tipp: Wenn Du im Kalender Zeiten für die wichtigen Aufgaben reservierst, denke auch an Deinen eigenen Biorhythmus. Bist Du ein Morgenmensch, der früh am Tag die meiste Energie hat, lege die wichtigsten Aufgaben auf diese Zeit. Läufst Du eher am Nachmittag zur Höchstform auf, dann block Dir hier Deine Zeit.