Effektivität messen und steigern

In diesem Vertriebstipp möchten wir Dir fünf Kennzahlen nennen, mit denen Du die Effektivität Deines Teams messen und verbessern kannst. Wo Du Lücken erkennst, kannst Du Dich oder Dein Team durch das Bearbeiten themenrelevanter Kurse oder Lektionen hier auf dem Soulmate Campus weiterbilden, um die gesetzten Ziele sicherer zu erreichen.

Welche Kennzahlen Du genau nutzt, um Deine Effektivität und ggf. die Deines Teams zu messen, hängt von Deinem Unternehmen und der Branche ab. Die folgenden fünf haben sich bewährt, um früh Vorhersagen zu treffen und um festzustellen, ob das Verkaufsteam auf dem richtigen Weg ist – und das lange, bevor es verlässliche Umsatz- und Abschlusszahlen gibt. Wenn Du jetzt verstärkt die Effektivität messen und steigern willst, sind diese fünf Kennzahlen ein guter Start.

1: Zahl der Erstgespräche

Die erste Kennzahl ist auf den ersten Blick einfach: Es handelt sich um die Zahl der Erstgespräche mit möglichen neuen Kund*innen, die Du oder Dein Vertriebsteam führt – zum Beispiel pro Woche oder Monat. Daraus lässt sich früh hochrechnen, wie viele Abschlüsse in den folgenden Wochen oder Monaten wahrscheinlich erreicht werden können. 

Das funktioniert aber nur dann zuverlässig, wenn Du eine weitere wichtige Zahl kennst: die Abschlussrate, also die Zahl der erfolgreichen Abschlüsse.

Oder anders ausgedrückt: Wie viele Neukundenkontakte brauchen Du und Dein Team im Durchschnitt, um einen Abschluss zu erzielen? Nur wenn Du diese durchschnittliche Abschlussrate kennst, kann die Hochrechnung verlässliche Aussagen über zukünftige Abschlüsse machen. 

Wichtig dabei: Eine hohe Zahl von Erstgesprächen ist nicht notwendigerweise ein gutes Zeichen. Wenn die Umsatzziele am Ende des Quartals oder Jahres trotz vieler Neukundenkontakte nicht erreicht werden, ist das ein Hinweis darauf, dass im Vertrieb noch nicht effektiv genug gearbeitet wird oder die falschen Kontakte angesprochen werden.

Umso wichtiger ist es, die Zahl der Erstkontakte und die Abschlussrate zu kennen: Sie erlauben eine gute Vorhersage und geben Auskunft über die Nutzung von Chancen.

Extra-Tipp: 

Entscheidend für den Erfolg Deiner Vorhersagen mit diesen Kennzahlen und Frühindikatoren ist: Die entsprechenden Zahlen müssen möglichst zuverlässig ermittelt werden und immer aktualisiert abrufbar sein. Wichtig ist also, dass Du hierfür ein verbindliches System festlegst! 

2: Zahl der Zweitgespräche

Bei der zweiten Kennzahl geht es um die Fähigkeit, aus einem ersten Gespräch eine echte Abschlusschance zu machen und den Verkaufsprozess in Gang zu bringen.  

Dazu ist es erforderlich, den eigenen üblichen Verkaufsprozess neu zu definieren. Vereinfacht könnte er zum Beispiel so aussehen:

Erstgespräch -> Präsentation -> Angebotsphase -> Abschluss.

Dann liegt es nahe zu messen, aus wie vielen Erstgesprächen ein nächstes Treffen oder eine Präsentation wird. 

In Verbindung mit Kennzahl 1 kannst Du so Deine Vorhersagen weiter verbessern. Und Du kannst früh mögliche Hindernisse identifizieren. Ist zum Beispiel die Zahl der Erstgespräche hoch (Kennzahl 1), die Zahl der Zweitgespräche aber niedrig (Kennzahl 2), kannst Du daraus schließen, dass mit den Leads oder der Interessentenansprache etwas nicht stimmt. Der Vertriebsprozess ist also ineffektiv. Dann würde es nichts bringen, beispielsweise die Zahl der Erstgespräche zu erhöhen, weil noch mehr Zeit ineffektiv verbraucht würde. Mögliche Sofortmaßnahmen wären also, die Qualität der Leads zu überprüfen und das Team für das Erstgespräch zu coachen.

3: Zeit zwischen den Kontakten

Zeit ist immer ein wesentlicher Faktor im Verkauf. Nicht umsonst heißt es: „Der frühe Vogel fängt den Wurm“. Wer innerhalb der ersten Stunde auf die Anfrage oder Rückmeldung eines/einer Interessent*in reagiert, ist erheblich erfolgreicher als derjenige, der sich erst nach 24 Stunden meldet.

Und: Wenn Du bzw. Dein Team schnell reagiert, hält das die Geschwindigkeit hoch und animiert potenzielle Kundschaft, ihrerseits schnell voranzugehen.

4: Erwartete Abschlussgröße

Nicht alle Chancen sind gleich. Einige mögliche Neukund*innen sind wertvoller als andere. Deshalb ist die erwartete Abschlussgröße eine wichtige Kennzahl. Viele, die zum ersten Mal mit dieser Kennzahl arbeiten, stellen mit Schrecken fest, dass sie immer wieder zu viel Zeit in Interessent*innen investieren, die allenfalls das Potenzial für B- oder C-Kunden haben. Das ist wichtige Zeit, die für lukrative Neukund*innen verloren geht.

Vielfach lassen sich solche Kund*innen, die nicht zu Dir / Euch passen, schon durch gute Recherche und Vorbereitung aussortieren. Wenn das nicht möglich ist, dürftest Du bzw. Dein Team im Erstgespräch gezielt Informationen sammeln, um die mögliche Abschlussgröße zu schätzen. Voraussetzung für beides ist, dass Du Kennzahlen für die Abschlussgröße hast und daraus wiederum Branchenvergleiche (Benchmarks) ableitest.

5: Neukund*innen Rate

Wie viele Neukund*innen gewinnst Du, Dein Team oder ein einzelnes Teammitglied pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr? Das ist eine interessante Kennzahl, mit der Du Voraussagen treffen und die Effektivität messen kannst. Zumindest bekommst Du eine gute Momentaufnahme des allgemeinen Verkaufserfolgs des jeweiligen Teammitglieds oder Teams. Diese Kennzahl kann auch dabei helfen, Lücken in den Fähigkeiten und der Verkaufserfahrung der verschiedenen Teammitglieder zu erkennen. 

Doch diese Kennzahl kannst Du auch nutzen, um Potenziale besser auszuschöpfen und um Teammitglieder effektiver einzusetzen.

Beispiel: Du hast Deine Teammitglieder oder Vertriebsteams verschiedene Vertriebsgebiete zugeordnet. Team A ist für Gebiet A zuständig, Team B für Region B usw. Nun verfolgst Du die Zahl der monatlichen Neukund*innen und vergleichst zwischen den Gebieten. Steigt beispielsweise die Zahl der Neukund*innen in B stark an, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass der Bedarf aus Sicht der Kundschaft in B aktuell besonders hoch ist. Dann kann es sinnvoll sein, Mitglieder aus Team A abzuziehen, um Team B zu verstärken und die günstige Situation zu nutzen. 

Darüber hinaus helfen Dir die Kennzahlen frühzeitig identifizieren zu können, wenn es an der Zeit für zusätzliche Ressourcen ist.  

Gerade in so wandelbaren Zeiten wie diesen, sind Kennzahlen die beste Möglichkeit so gut es geht, die Vertriebsaktivitäten im Sinne der Ziele zu steuern – zumindest so lange Du nicht über die ultimative Glaskugel zum Blick in die Zukunft besitzt. 🙂